1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO:
Steven Hensel / ITPlant
Wäldinstr. 1
75181 Pforzheim
E-Mail: kontakt@mail-hensel.de
2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen App sowie zur Organisation, Kommunikation und Durchführung von Diensten, Übungen und Veranstaltungen der Jugendfeuerwehr erforderlich ist.
Die Verarbeitung erfolgt unter Beachtung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere der Grundsätze der Rechtmäßigkeit, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Integrität und Vertraulichkeit.
3. Systemarchitektur und Rollenmodell
JF Portal ist als mandantenfähiges System (Multi-Tenant-System) aufgebaut. Jede Organisation, insbesondere jede Jugendfeuerwehr, nutzt innerhalb der App einen eigenen, organisatorisch getrennten Datenbereich.
- Daten verschiedener Organisationen werden nicht miteinander vermischt.
- Der Zugriff erfolgt rollenbasiert, zum Beispiel für Jugendwart, Betreuer, Jugendliche und Eltern.
- Eltern erhalten ausschließlich Zugriff auf die mit ihrem Account verknüpften Kinder.
- Der Betreiber stellt die technische Plattform bereit; die jeweilige Organisation nutzt die Anwendung für ihre interne Verwaltung.
4. Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten
4.1 Registrierungs- und Kontaktdaten
- Vorname und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Adresse
- Passwort in technisch geschützter Form über den eingesetzten Authentifizierungsdienst
4.2 Personen- und Organisationsdaten
- Geburtsdatum
- Eintrittsdatum
- Rolle innerhalb der Organisation
- Zugehörigkeit zu einer oder mehreren Organisationen
- Familien- und Eltern-Kind-Verknüpfungen
4.3 Nutzungs- und Veranstaltungsdaten
- Anwesenheiten bei Diensten, Übungen und Veranstaltungen
- RSVP-Status bzw. Zu- und Absagen
- Organisations- und Planungsdaten
- Statistische Auswertungen, etwa Anwesenheitsstatistiken oder interne Punktestände
4.4 Technische Daten
- Geräteinformationen
- Zeitpunkt der letzten Nutzung
- Push-Token für Benachrichtigungen
- IP-Adresse, soweit diese technisch bei der Nutzung externer Dienste verarbeitet wird
5. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheitsdaten)
Im Rahmen der Nutzung der App können besondere Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO verarbeitet werden. Hierzu zählen insbesondere gesundheitsbezogene Angaben, zum Beispiel: Allergien, Erkrankungen, Medikamentenhinweise, gesundheitliche Einschränkungen sowie sonstige sicherheitsrelevante Gesundheitsangaben.
Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der sicheren Organisation und Durchführung von Diensten, Übungen, Ausflügen und sonstigen Veranstaltungen verarbeitet. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
6. Zwecke der Datenverarbeitung
- Verwaltung von Mitgliedern, Eltern und Betreuern
- Organisation von Diensten, Übungen, Veranstaltungen und sonstigen Terminen
- Kommunikation innerhalb der Organisation
- Verwaltung von Rollen und Berechtigungen
- Erfassung und Auswertung von Anwesenheiten
- Bereitstellung von Push-Benachrichtigungen
- Sicherstellung der Betreuung und Gefahrenvorsorge bei Veranstaltungen
- Optionale Kalender-Synchronisation auf dem Endgerät des Nutzers
7. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, insbesondere bei freiwilligen Angaben, Benachrichtigungen oder sensiblen Daten
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Erforderlichkeit zur Nutzung der App und ihrer Funktionen
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, soweit einschlägig
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse an einer sicheren, funktionsfähigen und organisatorisch nutzbaren Plattform
- Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO – Ausdrückliche Einwilligung bei Gesundheitsdaten
8. Hosting, Auftragsverarbeitung und eingesetzte Dienste
Zur technischen Bereitstellung der App werden Dienste von Firebase (Google LLC) genutzt, insbesondere:
- Firebase Authentication zur Verwaltung von Benutzerkonten und Anmeldungen
- Cloud Firestore zur Speicherung von App-Daten
- Firebase Cloud Messaging zur Zustellung von Push-Benachrichtigungen
- Firebase Hosting zur Bereitstellung einzelner Webinhalte
Soweit personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen: firebase.google.com/support/privacy
9. Datenübermittlung in Drittländer
Eine Verarbeitung personenbezogener Daten kann technisch bedingt auch außerhalb der EU bzw. des EWR erfolgen. Soweit hierbei eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt, geschieht dies ausschließlich unter Beachtung der gesetzlichen Anforderungen und unter Einsatz geeigneter Garantien, insbesondere der von der Europäischen Kommission vorgesehenen Standardvertragsklauseln.
10. Push-Benachrichtigungen
Die App kann Push-Benachrichtigungen verwenden, um über bevorstehende Termine, organisatorische Hinweise oder andere relevante Ereignisse zu informieren. Hierfür wird ein technischer Geräte-Token verarbeitet. Push-Benachrichtigungen können in den Systemeinstellungen des Endgeräts deaktiviert werden.
11. Kalender-Synchronisation
Soweit innerhalb der App eine Kalender-Synchronisation angeboten wird, greift die App nur mit ausdrücklicher Freigabe auf den Kalender des Endgeräts zu. Die Freigabe kann jederzeit in den Einstellungen des Betriebssystems widerrufen werden.
12. Speicherdauer und Löschung
- Während aktiver Nutzung: Speicherung der für die App-Funktion erforderlichen Daten
- Nach Austritt oder Beendigung der Nutzung: Löschung oder Einschränkung der Datenverarbeitung, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen
- Gesundheitsdaten: Löschung bei Wegfall des Zwecks oder Widerruf der Einwilligung
- Account-Löschung: Löschung personenbezogener Daten innerhalb von 30 Tagen, soweit technisch und rechtlich möglich
13. Minderjährige
Da die App auch zur Verwaltung von Daten Minderjähriger genutzt wird, gelten erhöhte Anforderungen an Datenschutz und Zugriffskontrolle. Besonders sensible Daten werden nur auf Grundlage einer entsprechenden Einwilligung verarbeitet. Eltern bzw. Erziehungsberechtigte können im vorgesehenen Umfang Zugriff auf die verknüpften Daten ihrer Kinder erhalten.
14. Technische und organisatorische Maßnahmen
- Verschlüsselte Datenübertragung über HTTPS/TLS
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle
- Mandantenbezogene Datenisolierung
- Sicherheitsregeln und Zugriffsbeschränkungen innerhalb der Datenbank
- Laufende technische Pflege und Sicherheitsupdates
15. Keine Weitergabe zu Werbezwecken
Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte zu Werbe- oder Marketingzwecken erfolgt nicht. Es findet kein Verkauf personenbezogener Daten statt.
16. Rechte der betroffenen Personen
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
- Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
17. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Zuständige Aufsichtsbehörde in Baden-Württemberg:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Web: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sofern dies aufgrund geänderter rechtlicher, technischer oder organisatorischer Rahmenbedingungen erforderlich ist. Maßgeblich ist jeweils die aktuelle, veröffentlichte Fassung.
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